Wer viele Pakete versendet, der kennt gewiss die folgende Situation: Das Telefon klingelt oder eine Kunden-E-Mail geht ein und der potenzielle Empfänger fragt nach, wo sein Paket bleibt. Weil Sie es längst dem Frachtführer Ihrer Wahl übergeben haben, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Sendungsnummer rauszusuchen und damit den Paketstatus auf der entsprechenden Trackingseite des Frachtführers nachzuvollziehen.
Gerade bei Vielversendern verursacht dieses ständige Nachforschen nach dem Paketstatus einen erheblichen Zeitaufwand, der das Tagesgeschäft stört. Umso einfacher könnte es sein, wenn sich der Paketstatus direkt im ERP/LVS-System im entsprechenden Bestellauftrag wiederfände. Und genau das lässt sich mit einem unglaublich nützlichen Tool bewerkstelligen, das wir Ihnen in unserem heutigen Blogbeitrag vorstellen möchten. Aber der Reihe nach.
Was ist der Paketstatus eigentlich?
Zu Beginn des Blogbeitrags möchten wir gerne noch den Begriff „Paketstatus“ fruchtbar machen, damit klar ist, von was die Rede ist. Mit dem aktuellen Paketstatus ist die derzeitige Statusmeldung gemeint, die der beauftragte Frachtführer bei der Sendungsverfolgung (Track and trace) ausgibt. Praktisch die Statuseinträge eines Pakets während der Laufzeit des Prozesses der Auslieferung.
Ein typischer Paketstatus kann wie folgt lauten:
- Paket wurde abgeholt.
- Paket wurde in Depot eingeliefert.
- Paket befindet sich auf dem Weg zum Zieldepot.
- Paket wurde dem Empfänger übergeben.
- Oder auch: Paket konnte nicht zugestellt werden.
Tritt übrigens letzter Fall auf und die Zustellung schlug fehl, könnte es daran liegen, dass das Paket an eine fehlerhafte Adresse verschickt wurde. Wie Sie das vermeiden, erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag: Adressprüfung im Versandprozess
Kann das Paket dem Empfänger erfolgreich übergeben werden, wird hierfür bei manchen Frachtführern auch ein entsprechender Abliefernachweis aufgenommen. Der sogenannte POD (= Proof of Delivery; zu Deutsch: Beweis der Auslieferung) könnte beispielsweise eine Unterschrift des Empfängers sein, die wiederum seitens der Frachtführer bereitgestellt wird und im Falle von Kundenreklamationen (Paket nicht erhalten) entsprechend hilfreich sein kann.
Wie rufe ich den Paketstatus beim Frachtführer ab?
Um zu ermitteln, wie der aktuelle Paketstatus lautet, müssen Sie die vom Frachtführer bereitgestellte Website zum Onlinetracking aufrufen (bzw. die reinen Statusdaten downloaden, wenn es sich um einen Frachtführer handelt, der keine Tracking-Website anbietet). Dort lässt sich die zugewiesene Paketnummer eingeben. Um dann den aktuellen Status Quo einsehen zu können, bedarf es bei den meisten Frachtführern eines zusätzlichen Abgleichs, um einen Zahlendreher in der Paketnummer auszuschließen. Dieser zusätzliche Abgleich kann beispielsweise die Eingabe der Postleitzahl des Empfängers sein.
Geht somit eine Kunden-E-Mail oder ein Anruf ein, muss Ihr Personal im Kundenservice, also nicht nur all diese Schritte durchführen (Website aufsuchen, Paketnummer eingeben, PLZ-Abgleich durchführen), sondern in der Regel müssen diese Daten zunächst im eigenen ERP-System herausgesucht werden.
Das nimmt Ressourcen in Anspruch, die sich anderweitig nutzen ließen, wenn der Paketstatus des Frachtführers direkt im ERP/LVS/Versandsystem oder einer zentralen Oberfläche abgerufen werden könnte. Und genau das erreichen Sie mit unserem praktischen Tool.
So lesen Sie den Paketstatus aus, ohne die Trackingseite des Frachtführers zu besuchen
Wenn Sie mit dem praktischen Versandsystem HVS32 von HEIDLER arbeiten, können Sie mit der Erweiterung Statusdaten Manager die Statusdaten der unterschiedlichsten Frachtführer direkt von deren Servern laden (Achtung: Bei manchen Frachtführern handelt es sich bei diesem Schritt um einen Service, der ggf. mit Kosten verbunden ist. Entsprechende Vereinbarungen sind stets zwischen Versender und Frachtführer zu treffen).
Der jeweilige Paketstatus lässt sich automatisch in das HVS32 importieren. Dadurch können Sie direkt im Versandsystem über die sogenannte Auskunftsfunktion im entsprechenden Paketeintrag den zuletzt importierten Status des Pakets abfragen. Dieser Status kann wiederum zeitpunktgesteuert über die bestehende Schnittstelle zum Hostsystem (ERP/LVS) zurückgemeldet werden.
Durch diese Vorgehensweise müssen Sie noch nicht einmal in Ihr Versandsystem schauen, sondern können den Paketstatus sogar direkt in der Bestellung in Ihrem Warenwirtschafts-, bzw. Lagerverwaltungssystem nachvollziehen.
Kommt es derweil zur Situation, dass der Paketstatus von einer erfolgreichen Auslieferung spricht, der Kunde aber die Ware nicht erhalten hat, können Sie selbstverständlich auch den POD (= Proof of Delivery“), bzw. Abliefernachweis in den Statusdaten einsehen, dem Kunden zur Klärung mitteilen wer das Paket entgegengenommen hat und auch dann gegenüber dem Frachtführer argumentieren, falls das Paket nicht auffindbar ist.
Voraussetzung dafür ist aber natürlich, dass der Frachtführer einen solchen Abliefernachweis anbietet und bereitstellt.
Mögliche Zusatzfunktion: Den Paketstatus automatisiert in Ihren Webshop einbinden
Falls Sie einen Online-Shop betreiben, könnten Sie die ausgelesenen Daten zum Paketstatus übrigens auch dazu nutzen, um sie in Ihrem Webshop zu hinterlegen. Auf diese Weise kann ein Kunde sich, um herauszufinden, wo sich das Paket mit seiner Bestellung gerade befindet, auch ganz bequem mit seinem Kundenzugang bei Ihnen im Webshop einloggen und dort den Status nachvollziehen.
Somit kann die HEIDLER-Erweiterung Statusdaten Manager nicht nur dazu beitragen, dass Sie deutlich schneller eine telefonische Auskunft erteilen können, wenn Ihnen eine Rückfrage zum Paketstatus begegnet. Sie können als Betreiber eines Webshops auch die Anzahl möglicher Rückfragen deutlich reduzieren, indem Sie unser Tool dafür nutzen, um die Information direkt an den Kunden weiterzureichen.
Bitte beachten Sie aber, dass unser Tool eben nur die Informationen bereitstellt! Die automatisierte Einbindung der Daten in Ihren Webshop ist keine Funktion des Tools, sondern vielmehr ein Vorschlag, wie Sie die Daten zur Optimierung von Prozessen nutzen können.
Der Paketstatus als Chance, um proaktiv tätig zu werden
Die Daten, die unsere praktische HVS32-Erwertung Statusdaten Manager erhebt, können im nächsten Schritt auf die unterschiedlichste Art und Weise weitergenutzt werden. Gerne möchten wir Ihnen zwei Möglichkeiten zeigen, wie das Tool Ihnen dabei helfen kann, proaktiv tätig zu werden.
Sollten Sie als Vielversender beispielsweise die vorliegenden Statusdaten der Pakete in einem ERP/LVS-System auswerten, könnten Sie dabei feststellen, dass ein bestimmtes Paket verdächtig lange unterwegs ist, ohne dass die finale Zustellung erfolgte. Ein Schritt zur Prozessoptimierung könnte darin bestehen, proaktiv bei diesen „verdächtigen“ Paketen beim Frachtführer nachzufragen, warum noch keine Zustellung erfolgte, sofern dem Paketstatus kein Grund zu entnehmen ist.
Möglich wäre es auch, proaktiv bei jedem Paket, das den finalen Status (zum Beispiel: „Paket wurde dem Empfänger übergeben.“) erreicht hat, eine abschließende E-Mail an den Kunden herauszuschicken. Beispielsweise mit einer kurzen Nachfrage, ob alles zur Zufriedenheit war, und mit der Bitte um eine positive Bewertung.
Bitte beachten Sie hierbei aber, dass unser Statusdaten Manager lediglich die Daten zur Grundlage der potenziellen proaktiven Schritte bereitstellt. Die in diesem Absatz geschilderten Chancen sind rein theoretischer Natur und sollen aufzeigen, wie Sie die ohnehin erhobenen Daten beispielsweise nutzen könnten, um damit sinnvoll weiterzuarbeiten.
Transparente Übersicht und schnelle Analysen mit dem Webinterface „SEM Web“
Zurück zur Praxis: Wer wirklich das absolute Maximum aus dem Status Manager herauskitzeln möchte, der kann zusätzlich unser Webinterface „SEM Web“ (= Statusdaten Event Manager) nutzen, das wir eigens für den Statusdaten Manager entwickelt haben. Hierbei handelt es sich um ein browserbasiertes Interface, das unabhängig vom Versand- oder Hostsystem den Paketstatus übersichtlich anzeigen kann. Der große Pluspunkt hieran: Die Anzeige funktioniert über Ihr lokales Netzwerk und nicht über das Internet.
Im Webinterface „SEM Web“ können Sie über die Übersicht „Tracking“ alle Sendungen anzeigen, die mit dem HVS32 versendet wurden. Dabei stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung, um bestimmte Statusmeldungen sofort zu identifizieren. Beispielsweise können Sie sich alle Fehler (zum Beispiel: „Paket beschädigt.“) sofort übersichtlich anzeigen lassen.
Auch die Soll-Auslieferzeit ist für jedes Packstück, bzw. jede Sendung hinterlegt. Mit den Filtern können Sie sich alle Auslieferungen anzeigen lassen, die das Soll-Auslieferungsdatum überschritten haben. Auf diese Weise können Sie sämtliche Verspätungen auf einen Blick sofort einsehen und diese Daten unter Umständen auch dafür nutzen, um beim Frachtführer nachzuhaken, falls gewisse Garantien zur maximalen Auslieferzeit gemacht, aber nicht eingehalten wurden.
Ebenfalls können Sie im Webinterface „SEM Web“ proaktiv danach suchen, wie lange ein Paket in der Regel braucht, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Unter dem Punkt „Laufzeit“ lässt sich nämlich auf Basis vergangener Statusmeldungen ein Vergleichswert errechnen, wie viel Zeit durchschnittlich zwischen Einlieferung des Pakets und Auslieferung lag. Auf diese Weise können Sie bei ähnlichen Gebieten (beispielsweise mit einer ähnlichen Postleitzahl) potenziellen Kunden im Vorfeld eine sehr akkurate Einschätzung geben, mit welcher Lieferzeit zu rechnen ist.
Diese Information kann aber auch für Sie als Vielversender wichtig sein. Insbesondere dann, wenn Sie mit mehr als nur einem Frachtführer zusammenarbeiten. Arbeiten Sie beispielsweise sowohl mit DHL als auch mit GLS, ließen sich im „SEM Web“ die Daten miteinander vergleichen. Möglicherweise ergeben sich aus solchen Auswertungen grundlegende Entscheidungshilfen, mit welchem Frachtführer Sie zukünftig bei welchen Zielgebieten zusammenarbeiten wollen.
Individuelle Statistiken mit dem Webinterface „SEM Web“
Wer Prozesse optimieren möchte, der kann sich mit dem praktischen Webinterface „SEM Web“ auch individuelle Statistiken anzeigen lassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie alle Sendungen, bei denen das Soll-Auslieferungsdatum überschritten wurde, im Allgemeinen auswerten möchte, oder ob Sie im Besonderen eine anschauliche Übersicht erstellen möchten, die darüber informiert, wie viele Sendungen für verschiedene Frachtführer verspätet ausgeliefert wurden.
Mit dem Webinterface „SEM Web“ können Sie sich alle gewünschten Statistiken in verschiedenen Diagrammen anzeigen lassen. Natürlich können Sie sich auch eine Liste mit allen enthaltenen Sendungen als CSV-Datei herunterladen und die Informationen anschließend weiterverarbeiten.
Fazit
Der Statusdaten Manager von HEIDLER ist eine praktische und sinnvolle Erweiterung zum Versandsystem HVS32, mit dem Sie im allerersten Schritt bei Kundenfragen deutlich zielführender und zeitsparender Auskunft erteilen können. Das alleine spart gerade bei Vielversendern wertvolle Ressourcen.
Die erhobenen Paketstatus-Daten können darüber hinaus in einen Webshop importiert werden, sodass der Kunde den Status seines Pakets ganz praktisch in Ihrem Webshop-Interface nachvollziehen kann.
Darüber hinaus bieten die Daten Ihnen weitere vielfältige Möglichkeiten, um interne Unternehmensprozesse zu optimieren und den bestmöglichen Frachtführer für jedes erdenkliche Frachtziel zu identifizieren.
Sie interessieren sich für den HEIDLER Statusdaten Manager, unser Erweiterungsmodul, um den Paketstatus außerhalb der Trackingseite des Frachtführers abzurufen? Dann lesen Sie bitte für weitere Informationen auf der Produktseite weiter: Erweiterungen
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