Wer regelmäßig Waren versendet, der hat gewiss schon erleben müssen, wie viel Ärger durch falsche Adressen entstehen kann. Nicht nur sind die Kunden unzufrieden, weil die Ware deutlich zu spät ankommt. Auch den Vielversendern können durch fehlerhafte Adressen Kosten entstehen.
Im Zuge der Optimierung von Versandprozessen ist die Adressprüfung im Versandprozess somit eine nicht zu unterschätzende Maßnahme. Hiermit gewährleisten Sie eine höhere Zustellquote, sparen sich etwaige Kosten durch Passivretouren und wirken proaktiv möglichen negativen Bewertungen von unzufriedenen Kunden entgegen.
Wie sich die Adressprüfung kinderleicht in den Versandprozess integrieren lässt? Genau darum geht es in unserem heutigen Blogbeitrag.
Adressprüfung im Versandprozess: Gerade bei DHL Paket ein Muss
Zunächst wollen wir uns kurz genauer anschauen, was passiert, wenn ein Shop sich die Adressprüfung aus Kosten- oder Zeitgründen spart. Die Logistik versendet in diesem Fall genau an die Adresse, die der Kunde eingegeben hat.
Befindet sich in der Adresse allerdings ein Fehler, durch den kein DHL-Leitcode generiert werden kann, bezahlen Sie als Versender bereits hier ein sogenanntes Leitcodenachentgelt in Höhe von 49 Cent pro Paket. Zumindest immer dann, wenn Sie mit als Geschäftskunde mit DHL Paket National versenden. Bei diesem Frachtführer ist nämlich die Ermittlung des sogenannten Leitcodes anhand der Empfängeradresse erforderlich. Hierfür erfolgt ein Abgleich mit dem Leitdatenbank-Stand, der im Versandsystem eingespielt ist.
Ist die Adresse allerdings aufgrund einer falschen Eingabe, eines Rechtschreibfehlers oder Zahlendrehers nicht in dieser Leitdatenbank zu finden, führt der Frachtführer im Depot eine manuelle Nacherfassung durch. In diesem Fall ist DHL berechtigt, dem Versendet 49 Cent pro Paket zu berechnen.
Neben diesem Kostenpunkt kommt allerdings noch ein weiteres Problem dazu: Die manuelle Nachbearbeitung nimmt Zeit in Anspruch. Grundsätzlich kommt es also bei einer ungeprüften und fehlerhaften Empfänger-Adresse immer zu einer Verzögerung in der Lieferkette. Ist der Fehler bei der Nachprüfung nicht ersichtlich, sodass keine Korrektur erfolgen kann, geht das Paket sogar an Sie als Versender zurück. Das wiederum zieht eine weitere Verzögerung nach sich, trägt gewiss nicht zur langfristigen Kundenbindung bei und kann bisweilen sogar als Anlass einer negativen Bewertung dienen.
Übrigens: Fehlerhafte Adressen sorgen natürlich nicht ausschließlich bei DHL Paket National zu Problemen und erhöhten Kosten. Auch andere Frachtführer stellen den Kunden einen etwaigen manuellen Nachbearbeitungsaufwand mitunter in Rechnung. Entsprechend wichtig ist der vorherige Blick in die AGBs des Frachtführers.
Wie eine optimale Adressprüfung im Versandprozess aussieht
Wer den genannten Problemen aus dem Weg gehen möchte, der braucht letztlich eine umfangreiche und aktuelle Adressdatenbank. Geht eine Bestellung ein, sollte ein Abgleich mit der Datenbank erfolgen, um die Gefahr von fehlerhaften Adressen deutlich zu reduzieren.
Dabei ergibt es natürlich keinen Sinn, dass ein Mitarbeiter der Logistik diesen Abgleich händisch vornimmt. Vielmehr bedarf es einer Softwarelösung, die sich genau in diesem Schritt einschaltet, die Adresse auf Plausibilität überprüft und auf mögliche Unstimmigkeiten hinweist.
Adressprüfung im Versandprozess: Was muss eine Softwarelösung können?
Zunächst einmal muss die Softwarelösung sich in die entsprechende Schnittstelle Ihres Versandprozesses einfügen lassen. Sie muss also eine entsprechend hohe Kompatibilität mitbringen, bzw. flexibel genug sein, um sich auch in individuellere System integrieren zu lassen.
Dann braucht die Softwarelösung eine sorgfältig gepflegte Datenbank, um einen entsprechenden Abgleich vornehmen zu können. Jene Datenbasis sollte sich optimalerweise in eine von der Softwarelösung interne Datenbank importieren lassen, sodass die Adressprüfung im Versandprozess in Unabhängigkeit vom Internet erfolgen ist.
Sie fragen sich, wo es eine solche Softwarelösung gibt? Dann lesen Sie jetzt weiter!
Der AdressCheck von HEIDLER – Ihre Lösung zur Adressprüfung im Versandprozess
Wir von HEIDLER haben ein praktisches Tool entwickelt, mit dem alle möglichen negativen Folgen von fehlerhaften Adressen schlagartig der Vergangenheit angehören. Unser AdressCheck ist ein praktisches Erweiterungstool zu unserem Versandsystem HVS32.
Einerseits lässt sich ohne permanenten Internetzugang eine Adressprüfung über eine REST-Schnittstelle durchführen. Andererseits ist es aber auch möglich, dass eine CSV-Datei, die die zu prüfenden Adressen beinhaltet, in das AdressCheck-Tool importiert wird. Auf diese Weise können auch solche Versender eine einfache Adressprüfung im Versandprozess durchführen, wenn die Kundenadressen nur in einer Excel, bzw. CSV-Datei vorliegen und kein direkter Versandauftrag im Warenwirtschafts- /Lagerververwaltungssystem existiert.
In beiden Fällen erfolgt der Abgleich vor dem Druck eines Labels, bzw. der Abwicklung des Versandauftrags. Abgleichen lässt sich anhand von Adressdaten der OpenStreetMap jede deutsche Adresse – und zwar als Kombination aus Postleitzahl, Ort und Straße (optional auch mit der Hausnummer).
Der Clou an dem Tool: Eine potenzielle Adresse wird nicht etwa automatisch korrigiert, was wiederum eine Fehlerquelle für sich wäre und im „worst case“ eine Verschlimmbesserung nach sich ziehen könnte. Stattdessen weist das Tool auf den Fehler hin und übermittelt mögliche Korrektur-Vorschläge. Passt beispielsweise die Postleitzahl nicht zum Ort oder ist eine Straße womöglich falsch geschrieben, gibt das Tool eine mögliche Übereinstimmung zu einer realen Adresse mit einer prozentualen Wahrscheinlichkeit an.
Mit diesem Wissen kann anschließend im Vorsystem (beispielsweise im Warenwirtschafts- oder Lagerverwaltungssystem) die Anpassung erfolgen, sodass anschließend der Versandauftrag mit der richtigen Adresse im Versandsystem ankommt und ein valides Versandlabel gedruckt wird.
Auf diese Weise erhalten Sie mit minimalsten Ressourcen das maximale Ergebnis in puncto Adressprüfung im Versandprozess. Die Folgen sind weniger Passivretouren, schnellere Auslieferungen, geringere Kosten (beispielsweise durch ausgebliebene Nachberechnungen des Frachtführers aufgrund manueller nachträglicher Adresskorrektur) und zufriedenere Kunden.
Sie interessieren sich für den HEIDLER AdressCheck, unser Erweiterungsmodul zur Adressprüfung? Dann lesen Sie bitte für weitere Informationen auf der Produktseite weiter: Adressprüfung Erweiterungsmodul
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