Ein „Quantensprung“ für den Versand
Seit 1997 vertraut die Schmersal-Gruppe auf eine Versandsystem-Lösung aus dem Hause Heidler, seit 2006 ist die aktuellste Version HVS32 im Einsatz.
Abläufe in der Logistik vereinfachen oder an der althergebrachten Arbeitsweise festhalten? Die auf die Entwicklung und Herstellung innovativer Sicherheitsschaltgeräte und -systeme spezialisierte Schmersal-Gruppe aus Wuppertal hat auf den ansteigenden Logistikbedarf reagiert und setzt auf das skalierbare Versandsystem HVS32 von Heidler Strichcode – ein wichtiger Faktor im kontinuierlichen Wachstum des Global Players.
Die Gründe für die 25-jährige erfolgreiche Zusammenarbeit liegen für Roland Ebing, Leiter Outbound der K.A. Schmersal, auf der Hand: Die schnelle Integration des Versandsystems im laufenden Prozess, ein kurzer Weg zum ROI der Investitionskosten sowie vielfältige Anpassungsmöglichkeiten durch einen umfangreichen Kundensupport. „Heidler Strichcode macht sehr viel möglich und findet stets Lösungen für veränderte Anforderungen“, sagt Ebing.
Mit Zeitersparnis zum ROI Seit 1997 vertraut die Schmersal-Gruppe auf eine Versandsystem-Lösung aus dem Hause Heidler, seit 2006 ist die aktuellste Version HVS32 in Benutzung. Wie bei über 1.300 weiteren Kunden vereinfacht es umfangreich anfallende Distributions-Prozesse. Ganz im Gegenteil zum Alltag Ende des letzten Jahrtausends, als Ebing nach einem Turbo für die hauseigene Logistik suchte: „Man muss sich vorstellen, dass damals Paketaufkleber mit der Schreibmaschine getippt wurden. Das war für unsere Versandabteilung ein Bottleneck und mir persönlich ein Dorn im Auge.“ Über den Paketdienstleister DPD kam Ebing schließlich mit dem Wolfschlugener Unternehmen Heidler Strichcode in Kontakt und initiierte die Eingliederung des Versandsystems. Eine Umstellung, die sofort spürbare Effekte zeigte, wie Ebing berichtet: „Das war für unsere Abläufe ein regelrechter Quantensprung. Relevante Daten für den Transport werden seit diesem Zeitpunkt aus dem EDV-System transferiert und über die jeweiligen Barcodes können wir die Adressaufkleber direkt drucken – ohne, dass ein Mitarbeiter Hand anlegen muss. Das hat die Arbeitsdauer pro Paket merklich verkürzt.“ Laut Heidler Strichcode lässt sich mit dem HVS32 im Versandprozess bis zu 30 Prozent Zeit einsparen, die wiederum in die Annahme neuer Aufträge investiert werden kann. Wertvolle Arbeitsstunden, die auch die Schmersal-Gruppe gewinnbringend einsetzte.
„Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Entscheidung zu dem Versandsystem von Heidler Strichcode war die Amortisationsrate der Anschaffungskosten“, erklärt der Outbound-Leiter. Das in dritter Generation geführte Familienunternehmen erreichte den Return on Investment innerhalb eines Jahres – genau wie über 50 Prozent der Nutzer des HVS32. Bei rund einem Viertel der Kunden tritt die Rentabilität sogar bereits innerhalb von sechs Monaten ein. Voller Support für den schnellen Einsatz Um die Arbeitsabläufe genauestens kennenzulernen und ab dem ersten Tag des Einsatzes die Mitarbeiter vor Ort zu entlasten, geht der Implementation des Versandsystems eine umfangreiche Vorbereitung voraus. In einem gemeinsamen Workshop mit dem Kunden werden die Anforderungen und Einsatzbereiche festgelegt. Dank vorhandener Schnittstellen zu diversen Warenwirtschafts-, Lagerverwaltungs- oder Shopsystemen lässt sich das HVS32 problemlos in den bestehenden Workflow integrieren. Je nach eingesetzter Schnittstellentechnologie können hierbei nicht nur Daten, sondern auch Funktionen wie Tagesabschluss, Listendruck, Etikett-Nachdruck und Stornoaufrufe gesteuert werden. „Im nächsten Schritt erhalten die Mitarbeiter eine Schulung für das intuitive System, damit alle Funktionen bestmöglich ausgeschöpft werden“, sagt Arndt Fromm, Projektmanager und Prokurist bei Heidler Strichcode. Fromm begleitet die Zusammenarbeit mit der Schmersal-Gruppe seit Beginn an und ist bis heute erster Ansprechpartner. Entsprechend unterstützte er auch den Umzug des Logistik-Zentrums im Jahr 2013 in Wuppertal, der weitreichende Veränderungen in der internen Abwicklung mit sich brachte.
„In der Regel planen wir für solche Projekte mit rund einem halben Jahr Vorlaufzeit. Zusammen mit dem Kunden eruieren wir die neuen Gegebenheiten und setzen vor Ort ein umfangreiches Testsystem ein. Unsere Mitarbeiter spielen sämtliche What-If-Szenarien durch und bereiten das HVS32 für den Einsatz vor, damit wichtige Lieferketten nicht unterbrochen werden“, so Fromm. Rund 300 Frachtführer auf einen Blick In der täglichen Arbeit bietet das Versandsystem vielfältige Hilfestellungen für die Belegschaft, wie Ebing verdeutlicht: „Mögliche Restriktionen der Logistik-Dienstleister sind im HVS32 hinterlegt und können manuell ergänzt werden, wodurch es keine bösen Überraschungen bei der Abrechnung gibt.“ Zudem habe sich der Überblick zu den Versandkosten verschiedener Frachtführer bewährt: „Die Tarifwerte und elementare Faktoren wie die Transportdauer sind auf einen Blick einsehbar. Das vereinfacht die Entscheidungsfindung enorm, mit welchem Dienstleister wir versenden.“ Dank Trackinglinks und PaketStatusdaten während des gesamten Prozesses wird zudem jederzeit eine hohe Transparenz für Sender und Empfänger gewährleistet. In der Basisversion sind bereits rund 300 Frachtführer-Module hinterlegt, wodurch die Outbound-Prozesse spürbar vereinfacht werden – auch durch die Partnerschaften mit Branchengrößen wie DHL, GLS und DPD. Zudem ist das HVS32 als eines der wenigen Systeme UPS Ready®-zertifiziert, wodurch unter anderem Eingabefehler der Vergangenheit angehören.
Die Anzahl der Frachtführer lässt sich bei Bedarf problemlos ausbauen, die Aufnahme eines neuen Dienstleisters erfolgt innerhalb kurzer Zeit. Steigende Anforderungen für einen wachsenden Markt Im laufenden Betrieb sind zahlreiche weitere Anpassungen des HVS32 möglich: „Durch den modularen Aufbau des Versandsystems gibt es für anstehende Veränderungsprozesse oftmals bereits vorhandene Plugins. Sollte eine benötigte Erweiterung bislang nicht existieren, ist jederzeit eine individuelle Programmierung möglich“, betont Projektleiter Fromm. Eine wichtige Eigenschaft in Zeiten steigender Anforderungen, wie Ebing bestätigt: Immerhin drängen „immer mehr Dienstleister auf den Markt. Außerdem wächst unser Versandvolumen jährlich.“ Aktuell verschickt die Schmersal Gruppe rund 180.000 Pakete pro Jahr mit dem HVS32, Tendenz steigend. Durch die weltweite Präsenz steht der Global Player dabei vor besonderen Herausforderungen: Neben den Standorten in Wuppertal und Wettenberg sowie den Tochterunternehmen Safety Control in Mühldorf am Inn und Böhnke + Partner Steuerungssysteme in Bergisch Gladbach, wird in Brasilien, China und Indien produziert. Zusätzlich sind 19 Auslandsgesellschaften von Finnland über New York bis Tokio tätig.
„Wir verschicken in über 64 Nationen, darunter viele Drittländer“, sagt Ebing. Die Ergänzung für alle Logistik-Facetten Um einen optimalen Überblick der Frachtkostensituation im Unternehmen zu gewährleisten, bietet die eigenständige Zusatzsoftware Heidler Frachtkosten Management System (HFMS) dem Nutzer zusätzliche Bausteine. Mit dem umfangreichen Tarifwerk lassen sich Kosten mandanten- oder frachtführerabhängig verwalten – Variablen wie gewichtsbezogene Preisklassen, Volumengewicht, Lademeter oder Maut-Zuschläge werden dank integrierter REST-Schnittstelle direkt über das HVS32 berechnet oder in das eigene System eingespeist. Eine umfangreiche Basis, um mit der Bestprice-Ermittlung den geeignetsten Frachtführer auszuwählen. Dank der erweiterten Rechnungsprüfung des HFMS können im Nachgang Rechnungsdaten des Carriers importiert, mit den vorab berechneten Konditionen verglichen und bei Abweichungen per E-Mail direkt der Spedition gemeldet werden. „Umfangreiche Rechnungsstatistiken helfen zudem bei der Auswertung der Ausgaben und schaffen in der Tarif-Simulation die Grundlage für den Vergleich neuer Frachtführer-Angebote“, erklärt Prokurist Fromm.