Vorteile einer lokalen On-Premise-Versandsoftware gegenüber einer Cloudlösung

Das sind die Vorteile einer lokalen On-Premise-Versandsoftware gegenüber einer Cloudlösung

Die Tage, an denen Software noch auf CD-Rom verkauft wurde und auf dem Laptop oder Desktop-PC installiert werden musste, sind längst gezählt. Im Zeitalter von Digitalisierung und Highspeed-Internet lässt sich praktisch jede Softwarelösung direkt aus dem Internet laden. Die Cloud-Technologie macht es dabei sogar möglich, dass viele Programme auch komplett auf Cloud-Servern des Anbieters betrieben werden, ohne auf dem Benutzer-Endgerät installiert werden zu müssen.

Mit einfachen und simplen Cloud-Programmen, bzw. Standard-Apps wie beispielsweise Google Docs zu arbeiten, mag dabei das eine sein. Das andere ist aber, ein komplexes Versandsystem zur Abbildung individueller Logistikprozesse über die Cloud laufen zu lassen. Möglich ist das heutzutage zwar durchaus. Der Frage, ob es aber auch sinnvoll ist, möchten wir in unserem heutigen Blogbeitrag nachgehen.

Dabei blicken wir auf die jeweiligen Vor- und Nachteile einer lokalen On-Premise-Versandsoftware und einer entsprechenden Cloudlösung. Auf diese Weise möchten wir Ihnen dabei helfen, sich für die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen zu entscheiden.

Lokale On-Premise-Versandsoftware – Begriffserklärung und Allgemeines

„On premise“ stammt aus dem Englischen und heißt in etwa soviel wie „vor Ort“. Gemeint ist damit also, dass die Versandsoftware lokal, bzw. im lokalen Netzwerk auf den Servern des Kunden installiert ist. Quasi in den eigenen Räumlichkeiten oder alternativ in einem (gemieteten) Rechenzentrum.

Üblicherweise erwirbt der Kunde bei der On-Premise-Versandsoftware einmalig die Lizenzen für die Software und kann nach Installation unbegrenzt damit arbeiten. Das ermöglicht ein hohes Maß an Kontrolle und Verantwortlichkeit, zumal der Betrieb und Zugriff auf alle Daten auch ohne permanente Internetverbindung erfolgen kann. Außerdem müssen Server und Infrastruktur auch gewartet werden.

Schauen wir uns die Vor- und Nachteile aber im Folgenden etwas genauer an.

Die Vorteile einer lokalen On-Premise-Versandsoftware

Wer bei seiner Versandsoftware auf eine On-Premise-Lösung setzt, der ist allen voran unabhängig von einem Internet-Provider. Das heißt: Bei instabilen oder langsamen Internetverbindungen entstehen keine Zeitverluste durch etwaige Latenzzeiten. Somit lassen sich viele Paketlabels in kürzerer Zeit abwickeln.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist das eben angesprochene Maß an Kontrolle. Wer die Versandsoftware lokal auf den eigenen Servern betreibt, der behält gleichermaßen die maximale Kontrolle über die eigenen Daten sowie auch über die Kundendaten (Stichwort: Datenschutz).

Hinzu kommt, dass eine On-Premise-Versandsoftware deutlich flexibler und anpassungsfähiger ist. Individuelle Schnittstellen- und Programmanpassungen sind üblicherweise bei Cloudlösungen gar nicht oder nur stark eingeschränkt möglich.

Das führt dazu, dass eine On-Premise-Versandsoftware mehrere Arbeitsprozesse vereinfachen kann. Beispielsweise können die lokalen Drucker auch direkt in Druckersprache (zum Beispiel DPL) angesteuert werden. Auf diese Weise beschleunigt sich der Datenaustausch zum Drucker. Ausschließlich bei On-Premise-Versandsystemen können übrigens Druckautomaten, bzw. Druckapplizierer angeschlossen werden. Diese können automatisch das Label drucken und es direkt auf das Paket aufbringen (beispielsweise beim Hersteller Logopak), was eine deutliche Effizienzsteigerung und Arbeitserleichterung darstellt.

Apropos Arbeitserleichterung: Die Integration einer On-Premise-Versandsoftware in andere lokal installierte / betriebene Systeme (im lokalen Netzwerk des Systembetreibers) ist ebenfalls deutlich einfacher. Während bei Cloudlösungen zudem nur der Server angefragt werden kann, erlaubt eine On-Premise-Versandsoftware auch Callbacks, bzw. Rückmeldungen direkt in die lokal betriebenen Subsysteme (ERP / LVS / Fibu) des Kunden.

Last, but not least, können Unternehmen durch die On-Premise-Versandsoftware ein gutes Stück mehr Unabhängigkeit vom Dienstleister erreichen. Beispielsweise indem entsprechende Schulungen durchgeführt werden und ein inhouse First-Level-Support eingerichtet wird. Auf diese Weise kann die Problembehandlung ebenfalls „on premise“ erfolgen, nämlich vor Ort im eigenen Haus.

Die Nachteile einer On-Premise-Versandsoftware

Wer die On-Premise-Versandsoftware im eigenen Haus hat, der muss mehrere Dinge im Blick behalten. Allen voran muss die Verfügbarkeit sowie Sicherheit stetig überwacht werden (aktuelles Betriebssystem, Firewall, Proxy, Antivirus, etc.), wozu auch regelmäßige Backups gehören.

Hinzu können außerdem – je nach Stand des Unternehmens – höhere (Erst-)Anschaffungskosten kommen. Steht beispielsweise die nötige Hardware, bzw. VM-Ressourcen noch nicht zur Verfügung, um eine entsprechende On-Premise-Versandsoftware darauf zu installieren, muss diese logischerweise erst gekauft und eingerichtet werden, wofür neben den Kosten auch entsprechende inhouse Manpower benötigt wird.

Letztendlich ist diese selbstverantwortliche Administration aber nun einmal immer ein Faktor, wenn etwas vom Unternehmen selbst betrieben wird.

Cloudlösung – Begriffserklärung und Allgemeines

Der Begriff „cloud“ kommt ebenfalls aus dem Englischen und steht für „Wolke“. Ursprünglich sollte damit der Umstand beschrieben werden, dass der Anwender gewissermaßen wie durch eine Wolke sieht, auf welchem konkreten Rechner seine Daten abgelegt sind. Heute wird die Analogie der Wolke aber auch oft im Kontext des Hochladens auf einen nicht physisch greifbaren Server gebraucht.

Unabhängig von der Etymologie des Begriffs wird bei der Cloudlösung jedenfalls die Software auf einem über das Internet erreichbaren Server betrieben. Ein klassisches Angebots-, bzw. Vertriebsmodell ist dabei SaaS (= Software as a Service), da auf Cloud-Servern betriebene Software üblicherweise auf diese Weise vermarktet wird, sofern der Anbieter sich von den Servern über die Administration bis hin zu den Backups um alles kümmert.

Typisch für eine solche SaaS-Cloudlösung ist dabei, dass zumeist streng nach Nutzung (= pay per use) bezahlt wird. Bei einer Versandsoftware könnte sich die Abrechnung somit beispielsweise nach der Anzahl der Label richten, weshalb es schnell teuer werden kann. Aber der Reihe nach!

Wichtig ist, dass bei einer Cloudlösung die Datenschutzvereinbarung sorgfältig durchgelesen wird und auch die Serverstandorte beachtet werden. Schließlich arbeiten Unternehmen, die etwas zu versenden haben, immer mit sensiblen Daten (komplette Anschrift der Kunden, teilweise mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Alter und ggf. sogar Paketinhalten, wenn diese über Artikeldaten nachvollziehbar sind). Eine umso größere Herausforderung ist es, den Kunden gegenüber die Einhaltung aller gängigen Gesetze und Regelungen zu garantieren, wenn eigentlich ein externer Dienstleister (in diesem Fall der Anbieter der Cloudlösung) die Verantwortung dafür in den Händen hält.

Die Vorteile einer Cloudlösung

Wird das SaaS-Modell genutzt (= Software as a Service), dann kümmert sich der Dienstleister von A bis Z um alles. Heißt: Server-Wartung, Sicherheit, Verfügbarkeit und Support bei Problemen. Das kann die eigene IT (sofern überhaupt vorhanden) massiv entlasten.

Hinzu kommt, dass grundsätzlich keine eigene Hardware nötig ist (sprich Server).

Die Nachteile einer Cloudlösung

In erster Linie ist herauszustellen, dass sich Kunden, die auf eine Cloudlösung setzen, inmitten von einem großen Strudel aus Abhängigkeiten befinden. Wer die Cloudlösung nutzt, der ist zunächst einmal darauf angewiesen, dass die Internetleitung reibungslos funktioniert und darüber hinaus auch eine Fallback-, bzw. Ausfallleitung vorhanden ist. Bereits eine eingeschränkte Geschwindigkeit kann Probleme verursachen. Von längeren Ausfallzeiten natürlich ganz zu schweigen. Dabei muss es übrigens nicht nur das Internet des Kunden betreffen. Auch die Verfügbarkeit des Cloud-Servers, bzw. dessen Auslastung spielt eine ungemein große Rolle. Ist der Cloud-Server des Anbieters zu Stoßzeiten nämlich zu stark ausgelastet, kann das zu langsamerer Labelverarbeitung bis hin zu Verbindungsabbrüchen führen, worauf Ihnen als Kunde schlichtweg der Einfluss fehlt.

Hinzu kommt, dass ein Kunde, der auf die Cloudlösung vertraut, praktisch keinerlei Möglichkeit hat, die Systeme abzusichern. Zumeist wird zur gesicherten Kommunikation also eine zusätzliche Soft- oder Hardwarelösung benötigt.

Bei externen Servern (sprich der Cloud) muss die Verbindung zum Server nämlich ebenso verschlüsselt werden wie die Daten auf dem Server. Allerdings muss der Cloud-Server auch vor Angriffen von außen gesichert sein, was letztlich eine Sache des Dienstleisters ist.

Ob einem Dienstleister hier vollumfänglich vertraut werden kann, ist dabei letztlich die große Frage, die es individuell zu klären gilt. Gemessen daran, dass kürzlich im Zuge eines Angriffs auf die Microsoft-Cloud-Software Office 365 offenkundig selbst die Cloudlösungen eines Global Players Spielraum für Angriffe boten, sollte das Risiko, Opfer eines Hackerangriffs werden, aber definitiv nicht abgetan werden.

Lokale On-Premise-Versandsoftware vs. Cloudlösung – Das Fazit

In diesem Beitrag haben wir Ihnen die jeweiligen Vor- und Nachteile gezeigt, die mit einer lokalen On-Premise-Versandsoftware und der Cloudlösung einhergehen.

Abschließend haben wir noch einmal die wichtigsten Punkte für Sie in der folgenden Tabelle zusammengefasst

On-Premise-Versandsoftware

Vorteile:

Unabhängig von der Internetverbindung; keine Zeitverluste durch Internet-Latenzzeiten
Volle Kontrolle über die eigenen Daten sowie die Daten der Kunden
Flexibel und anpassungsfähig an individuelle Schnittstellen
Individuelle Anpassungen am Programm-/ablauf möglich
Kauflizenz ohne Pay-per-Use-Abrechnung
Einfache Integration in andere lokal installierte / betriebene Systeme
Labelanpassungen: Anbringungsmöglichkeit individueller Informationen/Zusatzbarcodes auf den Labels
Mehr Unabhängigkeit vom Dienstleister durch Schulung eines inhouse First-Level-Support

Nachteile:

Verwaltung der Hardware in Eigenverantwortung
Höhere (Erst-)Anschaffungskosten, falls notwendige Hardware noch nicht zur Verfügung steht

Cloudlösung

Vorteile:

Bei SaaS-Modell kümmert sich der Dienstleister um alles (Wartung, Sicherheit, Verfügbarkeit, Probleme)
Entlastung der eigenen IT-Abteilung, bzw. gute Alternative für Unternehmen ohne IT-Ressourcen

Nachteile:

Abhängigkeit von der Internetverfügbarkeit und -geschwindigkeit
Zumeist keine oder nur sehr eingeschränkte Anpassungen am Programm (sowie an den Labels) und/oder Schnittstellen möglich
Abhängig von der Verfügbarkeit des Cloud-Servers
Kosten können bei Pay-per-Use-Abrechnung (= Bezahlung pro Label) schnell aus dem Ruder laufen
Systeme sind nur schwerlich abzusichern
Keine Möglichkeit, sich selbst um die Sicherheit der sensiblen Kundendaten aus dem Versandprozess zu kümmern

Die Vorteile einer On-Premise-Versandsoftware haben Sie überzeugt? Dann möchten wir Sie gerne noch auf das Versandsystem HVS32 von HEIDLER hinweisen. Bereits die HVS32 Basisversion liefert die Grundvoraussetzung zur Optimierung Ihrer Versandlösung und kommt mit allen Vorteilen der On-Premise-Versandsoftware, die wir in diesem Beitrag für Sie zusammengestellt haben.

Sie haben noch Fragen dazu? Gerne stehen wir Ihnen im persönlichen Gespräch Rede und Antwort und beseitigen jegliche Unklarheiten. Scrollen Sie dazu einfach ein Stück weiter und senden Sie uns über unser Kontaktformular gleich jetzt eine Nachricht!

Advantages of local on-premise shipping software over a cloud solution

General, Produkt-News

These are the advantages of local on-premise shipping software over a cloud solution

The days when software was still sold on CD-Rom and had to be installed on the laptop or desktop PC have long been numbered. In the age of digitalisation and high-speed internet, practically any software solution can be downloaded directly from the internet. Cloud technology even makes it possible for many programmes to be run entirely on the provider’s cloud servers without having to be installed on the user’s end device.

Working with simple and straightforward cloud programmes or standard apps such as Google Docs may be one thing. But another is to run a complex shipping system for mapping individual logistics processes via the cloud. This is certainly possible nowadays. But in today’s blog article, we would like to explore the question of whether it makes sense.

In doing so, we look at the respective advantages and disadvantages of local on-premise shipping software and a corresponding cloud solution. In this way, we would like to help you decide on the best possible solution for your company.

Local on-premise shipping software – Explanation of terms and general information

“On premise” comes from the English language and means something like “on site”. This means that the shipping software is installed locally or in the local network on the customer’s servers. This means that the shipping software is installed locally or in the local network on the customer’s servers, either on the customer’s own premises or in a (rented) data centre.

Usually, with on-premise shipping software, the customer purchases the licences for the software once and can work with it indefinitely after installation. This allows for a high degree of control and accountability, especially since operation and access to all data can take place without a permanent internet connection. In addition, the server and infrastructure also need to be maintained.

However, let’s take a closer look at the advantages and disadvantages below.

The advantages of local on-premise shipping software

Those who rely on an on-premise solution for their shipping software are, above all, independent of an internet provider. This means that there is no loss of time due to latency in the event of unstable or slow internet connections. This means that many package labels can be processed in a shorter time.

Another important advantage is the degree of control just mentioned. If you run the shipping software locally on your own servers, you retain maximum control over your own data as well as over customer data (keyword: data protection).

In addition, on-premise shipping software is much more flexible and adaptable. Individual interface and programme adaptations are usually not possible at all or only to a very limited extent with cloud solutions.

This means that on-premise dispatch software can simplify several work processes. For example, the local printers can also be controlled directly in printer language (e.g. DPL). This speeds up the exchange of data to the printer. By the way, only on-premise mailing systems can be connected to automatic printers or print applicators. These can automatically print the label and apply it directly to the parcel (for example, with the manufacturer Logopak), which represents a significant increase in efficiency and a reduction in workload.

Speaking of workload reduction: the integration of on-premise shipping software into other locally installed / operated systems (in the system operator’s local network) is also much easier. While with cloud solutions only the server can be queried, on-premise shipping software also allows callbacks or feedback directly into the customer’s locally operated subsystems (ERP / LVS / Fibu).

Last but not least, companies can achieve a good deal more independence from the service provider through on-premise shipping software. For example, by carrying out appropriate training and setting up in-house first-level support. In this way, problem solving can also take place “on premise”, i.e. on-site at the company’s own premises.

The disadvantages of on-premise shipping software

If you have on-premise shipping software in-house, you have to keep several things in mind. First and foremost, availability and security must be constantly monitored (up-to-date operating system, firewall, proxy, antivirus, etc.), which also includes regular backups.

In addition, depending on the state of the company, the (initial) acquisition costs may be higher. If, for example, the necessary hardware or VM resources are not yet available to install the corresponding on-premise shipping software on it, this must logically first be purchased and set up, for which, in addition to the costs, corresponding in-house manpower is also required.

Ultimately, however, this self-responsible administration is always a factor when something is operated by the company itself.

Cloud solution – definition and general information

The term “cloud” also comes from the English language and stands for “cloud”. Originally, it was meant to describe the fact that the user can see, as it were through a cloud, on which specific computer his or her data is stored. Today, however, the analogy of the cloud is often used in the context of uploading to a server that is not physically tangible.

Regardless of the meaning of the term, in a cloud solution the software is operated on a server that can be accessed via the internet. A classic offer or sales model is SaaS (= Software as a Service), since software operated on cloud servers is usually marketed in this way, provided the provider takes care of everything from the servers to the administration and backups.

Typical for such a SaaS cloud solution is that it is usually paid strictly according to use (= pay per use). In the case of shipping software, for example, billing could be based on the number of labels, which is why it can quickly become expensive. But one thing after the other!

With a cloud solution, it is important to read the data protection agreement carefully and also pay attention to the server locations. After all, companies that have something to send always work with sensitive data (complete address of the customer, sometimes with telephone number, email address, gender, age and possibly even package contents if these can be traced via item data). It is even more of a challenge to guarantee customers compliance with all current laws and regulations when an external service provider (in this case the provider of the cloud solution) is actually responsible for this.

The advantages of a cloud solution

If the SaaS model is used (= Software as a Service), then the service provider takes care of everything from A to Z. This means: server maintenance, security, availability and support in case of problems. This can take a lot of pressure off your own IT (if you have it at all).

What’s more, you don’t need your own hardware (i.e. servers).

The disadvantages of a cloud solution

First and foremost, it must be emphasised that customers who rely on a cloud solution find themselves in the middle of a large vortex of dependencies. Those who use the cloud solution are first of all dependent on the internet line functioning smoothly and, in addition, on a fallback or downtime line being available. Even a limited speed can cause problems. Not to mention longer downtimes, of course. By the way, this does not only have to affect the customer’s internet. The availability of the cloud server, or its capacity utilisation, also plays an immensely important role. If the cloud server of the provider is too busy at peak times, this can lead to slower label processing and even connection interruptions, which you as a customer simply cannot influence.

In addition, a customer who relies on the cloud solution has practically no possibility to secure the systems. In most cases, an additional software or hardware solution is needed for secure communication.

With external servers (i.e. the cloud), the connection to the server must be encrypted just like the data on the server. However, the cloud server must also be secured against external attacks, which is ultimately a matter for the service provider.

Whether a service provider can be fully trusted here is ultimately the big question that needs to be clarified individually. Judging by the fact that recently, in the course of an attack on Microsoft’s Office 365 cloud software, even the cloud solutions of a global player obviously offered scope for attack, the risk of becoming a victim of a hacker attack should definitely not be dismissed.

Local on-premise shipping software vs. cloud solution – the bottom line

In this article, we have shown you the respective advantages and disadvantages associated with local on-premise shipping software and the cloud solution.

Finally, we have once again summarised the most important points for you in the following table

On-premise shipping software

Advantages:

Independent of the internet connection; no time lost due to internet latency times.
Full control over own data as well as customers’ data
Flexible and adaptable to individual interfaces
Individual adjustments to the programme/process possible
Purchase licence without pay-per-use billing
Easy integration into other locally installed / operated systems
Label adaptations: Possibility to apply individual information/additional barcodes to the labels
More independence from the service provider through training of an in-house first-level support team

Disadvantages:

Hardware management under own responsibility
Higher (initial) acquisition costs if necessary hardware is not yet available

Cloud solution