Mit einem modularen, intuitiv bedienbaren Tool für die Versandabwicklung hat ein bundesweit führender Kalenderverlag seine logistischen Prozesse nachhaltig optimiert. Das HEIDLER Strichcode Versandsystem (HVS32) reduziert manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum und liefert durch intelligente Schnittstellen, z.B. zum Warenwirtschaftssystem oder zur Lagerverwaltung Daten für eine gesteigerte Effizienz und optimale Aussteuerung.
Der in Bayern angesiedelte KORSCH Verlag zählt zu den führenden Kalenderverlagen Deutschlands. 1951 von Adolf Korsch gegründet, spezialisierte sich das Unternehmen von Anfang an auf qualitativ hochwertige Kalender, Glückwunschkarten, Adventskalender und Geschenkbücher. Heute sind etwa 120 Mitarbeiter mit der Redaktion, der Produktion, dem Vertrieb und der Verwaltung beschäftigt. Während am Hauptsitz in Gilching die Geschäftsführung, das Produktmanagement, der Vertrieb und die Buchhaltung untergebracht sind, befinden sich in Aichach die Auftragsbearbeitung und die verlagseigene Auslieferung. Der Verlag verfügt nach einer Generalrenovierung und dem Ausbau seiner Gebäude im Jahr 2014 über rund 10.000 Quadratmeter Lagefläche.
Außergewöhnliche Veredlungstechniken und ausgewählte Papiersorten sind neben innovativen Konzepten die Säulen des unternehmerischen Erfolgs des KORSCH Verlags. Eine starke Außendienstmannschaft und die verlagseigene Auslieferung gewährleisten schnellen Service und eine kundenorientierte Geschäftsabwicklung. Unterstützt wird die zuverlässige Auslieferung der Papeterie-Produkte dabei von einer modularen Software für die Versandlogistik, die manuelle Arbeitsschritte reduziert und in wenigen Klicks den aktuellen Status der Fracht sowie den Versandabschluss transparent anzeigt. „Wir nutzen HVS32 von Heidler Strichcode schon seit den 1980ern“, berichtet Axel Wieschebrock, Betriebsleiter des KORSCH Verlages. „Angefangen haben wir mit der Version unter MS-DOS. Seitdem sind wir dem System treu geblieben. Und das System uns.“ Bevor der Verlag das IT-gestützte Versandsystem implementierte, wurde alles handschriftlich auf Papier erledigt. „Das kann man sich heute gar nicht mehr vorstellen.“
Bedarfsgerechte Software
Die Softwarelösung HVS32 von Heidler Strichcode besteht aus einem Basismodul sowie vielen Erweiterungs- und Frachtführermodulen. Über einen Barcodescanner registriert das System die Lieferscheinnummer, wiegt elektronisch das Paket und druckt Etiketten mit allen frachtführerrelevanten Informationen. „Das Tool ist mit uns gewachsen und entspricht auch heute noch voll und ganz unseren Anforderung – nicht nur aufgrund des Preis-Leistungsverhältnisses“, sagt Wieschebrock. „Es ist bedarfsgerecht, ohne großen Schnickschnack und durch seine Modularität immer genau passend.“ Dank des HVS32 kann das Verlagsunternehmen seine Spediteure und Paketdienstleister mit den entsprechenden Labels versorgen und die Daten für sein Warenwirtschaftssystem rückverfolgen.
Mit dem Einsatz des Heidler Versandsystems, Scannerpistolen, elektronischer Waagen und Etikettendruckern gehört das manuelle Ausfüllen von Versandetiketten und anderen Papieren wie Frachtbriefe oder Listen der Vergangenheit an. Zudem werden die frachtführerspezifischen Daten automatisch aufbereitet und versendet. Die professionelle Verknüpfung von Auftrags-,Lieferschein- bzw. Packstückdaten mit den V3ersandinformationen bildet so eine lückenlose Kommunikationskette bis hin zur visualisierten Unterschrift des Empfängers.
Zu den Standardfunktionen des HVS32 gehören das Ausfüllen und Drucken der Versandlabel, das Erstellen der Einlieferlisten, die freie Tarifwahl und die Berechnung der Frachtkosten. Eine freie Wahl der Frachtführer und die Integration verschiedener Warenwirtschafts-/Lagerverwaltungssysteme sind ebenfalls Bestandteil des HVS32.
Das richtige Label am richtigen Paket
Nach Jahr(zehnt)en im Einsatz, zieht der Betriebsleiter eine positive Bilanz. „Wir sind mit dem Tool sehr zufrieden, sowohl von der kaufmännischen Seite aus als auch aus sicht unserer acht Anwender, die das System als selbsterklärend beschreiben“, so Wieschebrock. Die Mitarbeiter müssen nur den Barcode der Lieferscheinnummer scannen, anschließend wird direkt am Arbeitsplatz des Packers das Label ausgedruckt. Dadurch haben wir so gut wie keine Fehllieferungen. Das richtige Label landet am richtigen Paket, da der Packer alles direkt vor Ort macht“, erklärt Wieschebrock.
Neue Module können schnell und unkompliziert implementiert werden (z.B. zur Benutzerverwaltung, Gefahrgutabwicklung oder Multidepotfähigkeit), so dass beim Korsch Verlag alle neuen Herausforderungen gemeistert wurden. Die intuitive Bedienbarkeit und die Transparenz, die das Tool schafft, sind für den Betriebsleiter die Highlights der Lösung. „Über das Archiv kann man genau sehen, was beispielsweise an eine bestimmte Postleitzahl rausgegangen ist.“ Solche und weitere Auswertungsmöglichkeiten gewährleisten Kontrolle und unterstützen zugleich effiziente Prozesse. Informationen darüber, welcher Frachtführer gerade wo mit welchem Paket ist, sind mit wenigen Klicks abrufbar, ebenso wie Daten zur Gebühren- und Gewichtsstatistik, Kundenstatistik, Versandlisten, Laufzeiten und andere verschiedene vordefinierte Statistiken. Wieschebrock resümiert zufrieden: „Seit Jahrzehnten steht uns das Team von Heidler Strichcode zuverlässig, kompetent und hilfsbereit zur Seite. Wir sind sicher, dass das HVS32 auch zukünftigen Anforderungen gerecht wird.“