Prozesse in der Logistik vereinfachen oder weiterhin an den traditionellen Arbeitsweisen festhalten?
Der Kunde Carharrt Work in Progress (WIP)
Carhartt Work in Progress (WIP) ist ein Familienunternehmen, das sich auf die Modebranche spezialisiert hat. Mit mehr als 80 Einzelhandelsgeschäften weltweit und einem Online-Vertrieb präsentiert das Unternehmen innovative Kollektionen. Vor bereits 16 Jahren reagierte WIP rechtzeitig auf den ansteigenden Logistikbedarf und vertraut seitdem auf das variable Versandsystem HVS32 von Heidler Strichcode. Für Herrn Geisler Leitung der Logistiktechnik, sind die Gründe für die langjährige Zusammenarbeit und die erfolgreiche Partnerschaft offensichtlich: „Für uns ist es einfach eine stabile Komponente. Gerade für neue Projekte ist es wichtig zu wissen, dass gewisse Säulen einfach verlässlich funktionieren“, so Geisler.
Vor allem innerhalb der letzten 5 Jahre zeichnet sich die WIP durch ein enormes Wachstum aus, was die Besonderheit des Unternehmens mit Hinblick auf die eingesetzten Systeme und der Gesamtorganisation hervorhebt, die dem permanenten Wachstum Stand halten müssen.
Die Ausgangslage
Logistikprozesse und der Versandlabeldruck wurden bis zum Jahr 2006 über das Lagerverwaltungssystem abgewickelt. Dies zeugte von einer speziellen Sonderprogrammierung des Softwareanbieters, um den Etikettendruck zu steuern und die Datenfernübertragung an die Carrier zu realisieren. Aus diesem Grund erwies sich der Prozess als äußerst anspruchsvoll, sich auf die ständig veränderten Anforderungen der KEP-Dienstleister anzupassen. Auch die Anzahl der Frachtführer war aufgrund begrenzter Kapazitäten eingeschränkt. WIP war daher auf der Suche nach einer Versandsoftware, welche im Standard alle von WIP genutzten Carrier integriert hat und den dynamischen Anforderungen gewachsen war. Ebenso sollte das System eine bestehende Schnittstelle zum eingesetzten LVS haben, was mit dem HVS32 entsprechend gegeben war. Seit 2007 ist das HVS32 nun im Unternehmen in Gebrauch.
Die Lösung und eingesetzte Module
Mithilfe des HVS32 gestaltet sich die Anpassung des eigenen Betriebs an sich ändernde Kundenanforderungen oder Frachtführer nun wesentlich einfacher. Seit der Nutzung des HVS32 erfolgt die Übertragung relevanter Transportdaten direkt aus dem entsprechenden System. Die Arbeitszeit pro Paket konnte um einiges verkürzt werden, wodurch es dem Unternehmen im Allgemeinen gelungen ist, Zeitersparnisse zu schaffen und dadurch schneller auf Veränderungen zu reagieren. Work in Progress profitiert zudem vom Einsatz zusätzlicher Module wie dem Automatik Polling, dem Monitoring und einigen Speziallösungen, die individuell auf das Unternehmen angepasst wurden. Durch das Automatik-Polling werden Arbeitsprozesse erheblich beschleunigt, da Versandlabels sofort vollautomatisch gedruckt werden können. Mithilfe dieser Funktion konnte zudem das Fehlerrisiko minimiert werden, da im Versandsystem keine manuellen Eingaben mehr notwendig sind.
Bereits in der Basisversion des HVS32 sind über 350 Frachtführer-Module implementiert, was die Outbound-Prozesse erheblich vereinfacht. Mittlerweile hat sich die Anzahl der von WIP eingesetzten Frachtführer deutlich erhöht. Im Zuge dessen setzt das Unternehmen parallel das Frachtkosten Management System (HFMS) ein, um einen optimalen Überblick über die Frachtkostensituation im Unternehmen zu erhalten und Einsparpotenziale aufzudecken und auszunutzen. Die Übersicht über die Versandkosten der verschiedenen Frachtführer ist eine der Basisversion. Tarifwerte und grundlegende Faktoren wie beispielsweise die Transportdauer sind hierbei auf einen Blick ersichtlich. Dies wiederum erleichtert die Entscheidungsfindung, mit welchem Dienstleister versendet werden sollte. Parallel kann mithilfe von Trackinglinks und Paketstatusdaten entlang des gesamten Prozesses eine hohe Transparenz für Absender und Empfänger sichergestellt werden. Durch präzise Versandkostenberechnungen konnten Logistikprozesse deutlich merkbar optimiert und Frachtkosten im Unternehmen eingespart werden.
WIP hebt hervor, dass durch die zahlreichen Module und Adaptionsmöglichkeiten des HVS32 individuelle Lösungen gelingen. „Der Vorteil dieser Software liegt darin, dass diese im Hinblick auf die individuellen Bedürfnisse sehr anpassbar ist.“
Die Umsetzung
Die Vorbereitung und Implementierung der Versandsoftware HVS32 verliefen aufgrund einer guten Projektstruktur reibungslos. Bereits im Voraus wurden die Anforderungen und Einsatzbereiche zusammen mit dem Kunden festgelegt. Aufgrund bestehender Schnittstellen zu den verschiedenen Warenwirtschafts- oder Lagerverwaltungssystemen konnte das HVS32 nahtlos an bestehende Systeme angebunden werden. Abhängig von der verwendeten Schnittstellentechnologie besteht die Möglichkeit, nicht nur Daten, sondern auch Funktionen wie den Tagesabschluss, den Listendruck, den Etikett-Nachdruck und Stornoaufrufe zu steuern. Seit 2006 wurden kontinuierlich Anpassungen in Form von Updates, Erweiterungen neuer Frachtführer und Implementierung neuer Funktionen vorgenommen. Bereits seit 16 Jahren nutzt WIP das HVS32 nun vor allem für den Druck der Versandlabels und die Übertragung der EDI-Daten gemäß den Carrier Vorgaben.
Herr Geissler hebt hervor, dass seitens der Heidler Strichcode GmbH bisher für alle anstehenden Änderungen und Probleme technischer Art immer eine Lösung gefunden werden konnte. Erweiterungen, Modifikationen oder Konfigurationen finden mindestens einmal monatlich statt. Hierbei wird der Service der Firma Heidler häufig in Anspruch genommen, um eine reibungslose Funktionalität sicherzustellen. Grundlegend zeichnet sich Heidler laut Geissler durch eine schnelle Reaktionszeit aus.
Auch in einem neuen Projekt der WIP, das einen Wechsel der Lagerverwaltungssoftware voraussetzt, entschied sich das Unternehmen nach Vergleichen mit alternativen Lösungen dennoch erneut für das HVS32.