„Effiziente Versand- und Rechnungsabwicklung bei Symbiolog durch die Heidler Versandsoftware und das Heidler Frachtkosten Management System“
Vorstellung
Die perfekte Symbiose aus technischer Expertise und logistischer Präzision: Symbionet und Symbiolog bilden gemeinsam ein starkes Duo in den Bereichen Gebäudetechnik und Logistik. Symbionet, als innovativer Heizungs- und Sanitärgroßhändler, bietet maßgeschneiderte Lösungen für private und gewerbliche Kunden, während Symbiolog dieses Angebot durch umfassende Fulfillment-Logistik ergänzt. Diese reicht vom Wareneingang über Versandabwicklung bis hin zu After-Sales-Services. Dabei profitieren beide Unternehmen von einer engen Zusammenarbeit, die nicht nur auf modernste Systeme, sondetrn auch auf die fachliche Kompetenz der Mitarbeitenden setzt. Symbionet nutzt die optimierte Lager- und Versandprozesse, um täglich bis zu 250 Sendungen schnell und effizient abzuwickeln.
Die Ausgangslage
Symbiolog verwaltet als Multimandantenunternehmen zahlreiche Frachtkostenrechnungen, die von Versanddienstleistern gestellt werden. Um den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung und Verwaltung dieser Rechnungen zu reduzieren und die Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse effizienter zu gesatlten, suchte Symbiolog nach einer passenden Lösung. Vor der Einführung des Heidler Frachtkosten Management Systems (HFMS) nutzte Symbiolog bereits die Multicarrier-Versandsoftware (HVS), jedoch war noch kein spezifisches Rechnungsprüfungstool im Einsatz.
Die Lösung
Symbiolog entschied auch aufgrund der positiven Erfahrungen mit dem HVS für die Einführung des Heidler Frachtkosten Management Systems (HFMS). Dabei handelt es sich um ein reines Rechnungsprüfungstool, das auf die Prüfung und Verarbeitung von Frachtkostenrechnungen fokussiert ist. Die Grundlage für den Einsatz des HFMS bei Symbiolog bildet das HVS, das alle notwendigen Daten an das HFMS überträgt und so eine effiziente Prüfung ermöglicht. Grundsätzlich können das HFMS und das HVS auch unabhängig voneinander genutzt werden. Ein Hauptvorteil dieser Kombination ist die nahtlose Integration zwischen dem HVS und dem HFMS. Während das HVS sämtliche Versandprozesse steuert und die relevanten Daten bereitstellt, konzentriert sich das HFMS auf die präzise und automatisierte Prüfung der Frachtkostenrechnungen. Herr Swanson von Symbionet erklärte, dass das HVS32 die Grundlage legt, indem es alle Daten zentral erfasst und weiterleitet, während das HFMS dabei unterstützt, diese Daten effizient für die Rechnungsprüfung zu nutzen.
Der Nutzen von HVS und HFMS
Der größte Nutzen für Symbiolog liegt in der Kombination des HVS und HFMS. Das HVS steuert die gesamte Versandabwicklung und stellt sicher, dass alle relevanten Daten gesammelt und an die entsprechende Systeme übertragen werden. Das HFMS übernimmt anschließend die Prüfung der Frachtkostenrechnungen und erkennt fehlerhafte Beträge, wie falsch berechnete Mautzuschläge, unkorrekte Gewichtsangaben oder doppelte Rechnungen. D. Swanson fasst zusammen: „Ohne das HVS und das HFMS wären wir gezwungen, deutlich mehr Personal einzusetzen, um den manuellen Aufwand bei der Verwaltung von 250 Sendungen pro Tag zu bewältigen. Die beiden Systeme ermöglichen uns, unsere Prozesse effizient und fehlerfrei zu gestalten.“ Die Automatisierung durch das HVS reduziert den Arbeitsaufwand erheblich, indem es Aufgaben wie die Erstellung von Etiketten, das Einpflegen von Trackingcodes und die Abwicklung der Versandlogistik übernimmt. Das HFMS ergänzt diesen Prozess, indem es die Frachtkosten präzise prüft, Berichte erstellt und somit auf potenzielle Kosteneinsparungen hinweist.
Die Umsetzung
Die Implementierung des HFMS bei Symbiolog verlief reibungslos. Dank der bestehenden Erfahrung mit dem HVS konnte die IT-Abteilung schnell das notwendige Know-how aufbauen, um Mitarbeitende selbst zu schulen. Heidlers Vertrieb und Support unterstützten den Prozess mit Kompetenz und Schnelligkeit. D. Swanson beschreibt den Nutzen der Kombination aus dem HVS und dem HFMS mit folgenden Worten: „Bei ausreichender Kompetenz und Pflegeaufwand das mit Abstand praktischste Tool in Verbindung mit dem Versandsystem, was man sich überhaupt vorstellen kann. Das HFMS ist eine Lösung, die sich im Alltag absolut rechnet und den Arbeitsprozess entscheidend erleichtert.“