HEIDLER Frachtkostenmanagement: Rechnungen kontrollieren – Kosten optimieren

Jedes zur Beförderung bestimmte Gut ist Frachtgut, das im Hauptlauf seinen Weg zum Bestimmungsort finden muss. Doch nicht allein die reinen Transportkosten sind entscheidend, sondern auch weitere Nebenkosten wie u.a. für Warenumschlag, Mautzuschlag oder Verzollung etc. Die sich daraus summierenden Frachtkosten sind branchenübergreifend ein zentraler Kostenfaktor, der Einfluss nimmt auf Margen und andere Leistungskennzahlen.

Wie lassen sich Frachtkosten zusammentragen und optimieren? Diese Frage tangiert mehrere Teilbereiche des Unternehmens, ist aber durch den Einsatz moderner Software gut handelbar.

HEIDLER zeigt Ihnen auf, wie sich Einsparungen mithilfe einer Frachtkostenmanagement-Software realisieren lassen und Abläufe optimiert werden können.

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Grundsätzlich: Worauf kommt es beim Frachtkostenmanagement an?

Über einen langen Zeitraum haben Unternehmen den Fokus vor allem auf operative Aspekte gelegt. Hier ging es darum, die Supply-Chain neu zu organisieren, Ladeflächen effizienter zu nutzen oder Lieferabläufe besser zu planen. Durch den Einsatz moderner Systeme (Lagerverwaltung, Warenwirtschaft) ist es möglich, ein hoch-effizientes Lager zu managen. Doch den operativen Maßnahmen sind natürlich administrative Prozesse vorgeschaltet, die ebenso Einfluss nehmen auf zentrale KPIs.

Ein Beispiel: Sämtliche Prozesse, die den Umgang mit dem Transportdienstleister (Carrier) betreffen, nehmen viel Zeit und personelle Ressourcen ein. Die Aberdeen Group schätzt, dass sich allein aufgrund von Optimierungen in diesem Bereich eine Kostenersparnis von bis zu 8,8% ergibt. Und zwar ohne qualitativen Einfluss auf die Transportleistung als solche. Anstelle einer manuellen Rechnungsprüfung ist es etwa möglich, Carrier-Rechnungen abzugleichen und bei Falschberechnungen eine Gutschrift oder Reklamation zu erwirken. So bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.

HEIDLER bietet mit dem HFMS („Heidler Frachtkosten Management System“) ein effizientes Tool, mit dem Sie die Kontrolle behalten und klassische Fehler- oder Kostenquellen minimieren. Wie das genau funktioniert, erläutern wir im nächsten Absatz.

Frachtkostenmanagement neu gedacht: Rechnungen prüfen, Prozesse vereinfachen, Kosten reduzieren

Egal ob als Industrie- oder Handelsunternehmen, der organisatorische Aufwand für ein solides Handling mit dem Transportdienstleister ist gleichermaßen hoch. Dieser Prozess bindet nicht nur Zeit und Personal, sondern erhöht womögl

ich auch den Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Teams. Mit dem HFMS hat HEIDLER ein Programm entwickelt, mit dem sich digitale Carrier-Rechnungen mit den über das Versandsystem erfassten Positionen abgleichen lassen. Auswertungen haben ergeben, dass durchschnittlich acht Prozent aller Frachtrechnungen fehlerhaft sind.

Hierdurch wird eine automatisierte Prüfung der Frachtkosten möglich – weitere Funktionen leiten sich zudem daraus ab.

Der Punkt ist: Wir haben unser HFMS so konzipiert, dass Sie über den Heidler Frachtkosten Manager gezielt Applikationen integrieren können, um Ihre Logistikprozesse zu optimieren. Und zwar auch unabhängig vom jeweiligen Versandsystem. Sie können dieses verknüpfen, HFMS lässt sich aber auch gänzlich ohne Versandsystem nutzen, etwa für bestimmte Funktionen. Wie genau, zeigen wir nachfolgend.

Carrier Rechnungen prüfen

Eingehende Frachtrechnungen werden automatisiert kontrolliert und geprüft. Das System hebt Abweichungen hervor und signalisiert, wo falsch abgerechnet wurde.

Rechnungsauswertungen erstellen

Die so generierten Daten können zudem zu regelmäßigen Rechnungsauswertungen (Monitoring) zusammengefasst und statistisch erhoben werden, um Entwicklungen nachvollziehbar zu machen.

Prozesse vereinfachen und Kosten reduzieren mittels Best-Price-Ermittlung

Best Price Ermittlung:
Ermitteln Sie einfach und schnell die optimale Versandart in Bezug auf Sendungseigenschaften und eingebettete Preise.

Interaktive Verwendung in der Web-Oberfläche:
In der Web-Oberfläche können Sie mittels einer interaktiven Darstellung einzelne Szenarien durchspielen (Best-Price-Anfrage), um die günstigste Versandoption zu wählen. Testen Sie die von Ihnen selbst hinterlegten Tarife regelmäßig und reduzieren Sie damit wirkungsvoll Transportkosten.

Nachvollziehbarkeit der Entscheidung:
Alle Entscheidungen, die die Bestprice-Ermittlungtrifft, werden auf einer separaten Web-Oberfläche transparent dargestellt.

Beispiel: Sie haben vier Carrier im System und senden vom  ERP/WMS System eine Best-Price-Anfrage an HFMS. Darin machen Sie Angaben zum Gewicht, zu den Abmessungen der Palette oder des Pakets, sowie zur Zieladresse. Das Tool vergleicht anschließend, welcher Carrier den besten Preis bietet und meldet das Ergebnis an das Vorsystem zurück. Zudem lassen sich Sonderwünsche berücksichtigen, etwa eine Zustellung am nächsten Tag bis 12:00 Uhr – entsprechend über die Eingrenzung durch die Shipment Policy Manager (SPM) Funktion.

Frachtkosten-Einschätzung (Simulation) für neue Carrier-Einsätze

Nutzen Sie die bereits abgewickelten bzw. berechneten Sendungen als Datenbasis. So ermöglicht das System eine Simulation mit einem anderen Tarif, um einen Vorher/Nachher-Vergleich zu schaffen. So können Sie die Frachtkosten für das letzte Jahr mit den zu erwartenden Frachtkosten für den neuen Carrier in Bezug setzen. Damit erhalten Sie eine Entscheidungsgrundlage für einen möglichen Wechsel. Alternativ können Sie zukünftige Preiserhöhungen berücksichtigen und Frachtkosten auf Basis der Vorjahreswerte kalkulieren.

Kosten reduzieren einfach gemacht: Mit HEIDLER und unserem Frachtkostenmanagement-Tool

Der Umgang mit Carriern, insbesondere wenn mit vielen einzelnen eine Kooperation besteht, ist oftmals mühselig. Das liegt daran, dass sich Konditionen und Vorgaben teils stark unterscheiden. Wer hier den Überblick behält, kann solide Entscheidungen treffen und seine Geschäftsgrundlage signifikant verbessern. Dies zeigt sich vor allem beim Blick in das Kleingedruckte, wo es um Tariftabellen und Berechnungsgrundlagen geht. Ein Transportdienstleister rechnet das Volumen in ein Gewicht um, der Andere wiederum bietet individuell verabredete Sonderkonditionen.

Zur Erklärung: Das Kleingedruckte sowie die Tariftabellen,  die Grundlagen zur Transportkostenberechnung, lassen sich einfach in unseren Frachtkosten Manager integrieren. Sie zu beachten ist wichtig, da ansonsten eine Verfälschung des angezeigten Preises stattfindet – eben aufgrund der oben dargestellten, unterschiedlichen Berechnungsschemata. Über HFMS werden alle gängigen Berechnungsgrundlagen (Volumengewicht, Volumen-Umrechnung, Mindest-Gewicht, individuelle Sonderkonditionen, etc.) berücksichtigt.

Reduzieren Sie den manuellen Aufwand auf ein Minimum, schaffen Sie Transparenz und Übersichtlichkeit, um solide Entscheidungen zu treffen. Mit HFMS, dem Tool für ein ganzheitliches Frachtkostenmanagement aus dem Hause HEIDLER, überlassen Sie dabei nichts dem Zufall.

Noch Fragen? Wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an unseren Kundenservice. Wir helfen Ihnen gerne weiter und klären offene Fragen im persönlichen Gespräch.